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Synchronize folders in SHAREPOINT

VIEW FILES IN THE BROWSER

To view SharePoint files in Windows File Explorer and have access to the stored files, it is recommended to “synchronize folders” or SharePoint sites. To do this, we access the Microsoft 365 site:

https://portal.office.com

Within this portal, each user will enter their personal credentials (email and password).

Once inside; clicking on the dot matrix near the top left corner of the browser, the Microsoft 365 application launcher will be activated.

1.- click matriz

Click on the “SharePoint” icon.

In SharePoint, to “synchronize folders”, we have to look for the place where the company files are stored. If we do not know it, we will ask our “system administrator”.

If the name does not appear in the list on the left, enter it in the search box on the top right.

Ex: Hispania group…

When accessing the appropriate SharePoint site, click on the “Documents” menu.

A window with the folders where the files are stored will be displayed. In the upper menu click “synchronize”.

A window will appear; and it asks for permission to “synchronize folders” and create links with the associated application (OneDrive). Click “open”.

If you are logged in to OneDrive, it will ask for the credentials to log in.

Finished the work of “synchronizing folders”; we look for in the explorer of files of Windows, the new generated site.

The new additions will appear in a folder with a “building” icon on the left side of the directory.

ACCESS TO SHAREPOINT

From now on, access to “SharePoint” will be done in this way; easier than through the internet browser and without having to “synchronize folders” again.

Depending on the amount of data stored on the company’s SharePoint site, the reception of the data may be faster or slower and you may have to wait a bit to receive the complete information.

To avoid space problems on your computer’s local hard drive, we recommend reading:

Considerations to take into account when working with Sharepoint and OneDrive.

For more information from Microsoft: Viewing SharePoint files in File Explorer

Support: https://redkom.es/asistencia/

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Sincronizar carpetas en SHAREPOINT

VER ARCHIVOS EN EL EXPLORADOR

Para ver archivos de SharePoint en el explorador de archivos de Windows y tener acceso a los ficheros almacenados, es recomendable “sincronizar carpetas” o sitios de SharePoint. Para ello, accedemos al sitio de Microsoft 365:

https://portal.office.com

Dentro de este portal, cada usuario ingresará sus credenciales personales (correo y cotraseña).

Una vez dentro; pulsando en la matriz de puntos, cerca de la esquina superior izquierda del explorador, se activará el iniciador de aplicaciones de Microsoft 365.

Cliquear “SharePoint”.

En SharePoint, para “sincronizar carpetas”, tenemos que buscar el sitio donde se almacenan los ficheros de la empresa. De no conocerlo, preguntaremos a nuestro “administrador de sistemas”.

Si no aparece el nombre en el listado de la izquierda, ingresarlo en la casilla de búsqueda, superior derecha.

Ej: grupo Hispania…

Sincronizar carpetas en  SHAREPOINT

Cuando accedamos al sitio SharePoint adecuado, presionar el menú “documentos”.

Sincronizar carpetas en SharePoint

Se desplegará una ventana con las carpetas donde se almacenan los archivos. Dentro del menú superior cliquear “sincronizar”

Sincronizar carpetas en Sharepoint

Aparecerá una ventana; y nos solicita permiso para “sincronizar carpetas” y crear vínculos con la aplicación asociada (OneDrive). Pulsar “abrir”.

En caso de no tener iniciada sesión con OneDrive, pedirá las credenciales para iniciarla.

Finalizada la labor de “sincronizar carpetas” ; buscamos en el explorador de archivos de Windows, el nuevo sitio generado.

Las nuevas incorporaciones, aparecerán dentro de una carpeta con icono en forma de “edificio”, en la parte izquierda del directorio.

ACCESO A SHAREPOINT

Desde ahora en adelante, el acceso a “SharePoint” se realizará de esta manera; más sencilla que, a traves del navegador de internet y, sin tener que volver a “sincronizar carpetas”.

Dependiendo de la cantidad de datos almacenados en el sitio SharePoint de la empresa, la recepción de estos podrá ser más o menos rápida; y haya que esperar un poco para recibir la información completa.

Para evitar problemas de espacio en la unidad de disco duro local del equipo, recomendamos leer:

Consideraciones a tener en cuenta cuando trabajamos con Sharepoint y OneDrive

Para ampliar información de Microsoft: Ver archivos de SharePoint en Explorador de archivos

Asistencia técnica: https://redkom.es/asistencia/

INICIO

Configuración y sincronización biblioteca de OneDrive

Como sincronizar el sitio Sharepoint en el explorador de archivos para facilitar el acceso a archivos desde windows.

Sincronizar nuestra biblioteca de OneDrive al panel de navegación de nuestro Explorador de Archivos es muy sencillo. Uno de los métodos para sincronizar nuestra carpeta de OneDrive es el siguiente:

Abriremos nuestro navegador y buscaremos la siguiente pagina: http://portal.office.com/

El primer paso, será acceder con nuestras credenciales al portal office.

Una vez dentro del portal, en el menú de desplegables que se sitúa a la izquierda de la pantalla, nos situaremos encima del icono SharePoint y entraremos en el.

Se abrirá otra pestaña en el navegador, en ella buscaremos el nombre de la carpeta o sitio que queremos sincronizar y lo seleccionaremos.

Esta selección nos llevara al inicio, paginas del sitio. Clicando sobre documentos en el menú de la derecha ya nos aparecerán vía web nuestros archivos.

Una vez ahí ya podremos sincronizar nuestro OneDrive al menú de navegación. Para ello simplemente haremos clic en la pestaña sincronizar, habilitaremos el check para permitir que siempre abra enlaces en la aplicación asociada y entraremos en Abrir Microsoft OneDrive.

En el caso de no tener instalado OneDrive o tener una versión muy antigua, saldrá este cuadro que nos facilitara la actualización o instalación:

Por ultimo, introduciremos nuevamente nuestras credenciales elegiremos la ubicación de la carpeta por defecto y daremos “siguiente´´ a los pasos que van a continuación.

El resultado final será encontrarnos en la ubicación por defecto, en el explorador de archivos, en el panel de navegación el siguiente acceso:

Porque deberías migrar a Microsoft 365

Porque deberías migrar a Microsoft 365

Porque deberías migrar a Microsoft 365. ¿Cuál son las ventajas que puedes obtener?. Y ¿Cuál son los problemas que vas a solucionar?

Inseguridad en el funcionamiento del correo electrónico o problemas de acceso a los documentos de trabajo, son los principales motivos que nos plantean la necesidad de mejorar nuestro modo de trabajar.

  • ¿tiene problemas con el correo electrónico?
  • ¿le cuesta trabajo encontrar algunos de los mensajes que necesita?
  • ¿no aparecen los mismos mensajes en el Outlook y en el teléfono?
  • ¿no tiene acceso a los documentos de la oficina, si seguridad en su backup?

Entonces, necesita una herramienta de correo electrónico profesional.

Microsoft 365 es la nube de productividad, con las mejores aplicaciones de Office, servicios de la nube inteligentes y seguridad avanzada.

Microsoft 365 es un conjunto de soluciones, que le permitirá, además de muchas otras ventajas:

  • Disponer de correo Exchange, tendrá siempre todos los mensajes, tanto en el PC, como en la Tablet, ipad o teléfono, (si envía un mensaje desde uno, se verá en todos)

                               También sincronización de calendario y de contactos en todos los dispositivos.

  • Instalar Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Publisher y Access en su ordenador de la oficina. Y también en el ord. De su casa para que pueda continuar trabajando cuando llegue. Y en la Tablet o smartphone, así hasta 5 dispositivos propios.
  • Mantener siempre estos programas actualizados a la última versión, según se vayan publicando.
  • Utilizar Microsoft Teams, para chat, llamadas de voz, videoconferencia y trabajo en equipo. Asegure la comunicación durante el teletrabajo.
  • Utilizar Microsoft Onedrive para almacenar documentos y ficheros personales y tenerlos siempre accesibles desde cualquier ordenador, Tablet, ipad o teléfono.
  • Utilizar Microsoft Sharepoint para almacenar documentos, o ficheros de la empresa, compartidos con los compañeros de trabajo y tenerlos siempre accesibles desde cualquier ordenador, Tablet, ipad o teléfono
  • Protección y seguridad para los mensajes, el correo, y los ficheros y documentos.

 

Reinventar la forma de trabajar con Microsoft 365 y Microsoft Teams

Chatea, llama, organiza reuniones online y colabora en tiempo real, ya sea que trabajes de forma remota o en las instalaciones. Obtén una solución integrada con Teams, almacenamiento en la nube de OneDrive y aplicaciones de Office con opciones de seguridad avanzada a un precio adecuado para tu negocio.

Somos Partner oficial de Microsoft.

Le ayudaremos a configurar los planes que mejor se adapten a sus necesidades.

  • Le ayudamos a legalizar y actualizar sus aplicaciones Office
  • Convertimos su dirección de correo en fiable y seguro.
  • Le configuramos su nube para almacenar sus documentos.
  • Podrá mantener videoconferencias con sus empleados y/o clientes
  • Comparta documentos, y trabaje en equipo.

Con solo 6 preguntas, podremos recomendar la solución que mejor se adapte a la necesidad de cada empresa.

¿Cuántos empleados hay en tu compañía?

1                     de 2 a 24                  de 25 a 99                            Más de 300

¿Dónde sueles trabajar? (Selecciona todas las opciones que correspondan)

 Desde una oficina                                     En el hogar             

Mientras tomas un café                            Durante los desplazamientos   

Con tu teléfono o tableta                          Sin conexión a internet

¿Cuál de las siguientes herramientas necesita tu empresa? (Selecciona todas las opciones que correspondan)

  • Correo (tunombre@tuempresa.com)
  •  Herramientas para almacenar archivos, compartirlos y acceder a ellos desde cualquier lugar
  • Herramientas para chatear, reunirse o colaborar en línea con empleados, clientes o proveedores

¿Administras información confidencial del cliente o la empresa o trabajas en un sector regulado como la salud, los servicios financieros o los servicios legales?

Si                                            No

Por razones de seguridad. ¿Necesitas poder eliminar de forma remota la información de los dispositivos de los empleados cuando un empleado pierde un dispositivo, cuando se lo roban o cuando el empleado deja la empresa?

Si                                            No

¿Estás preocupado por las ciberamenazas, como los correos de suplantación de identidad (phishing) que amenazan a los empleados con vínculos o adjuntos malintencionados?

Si                                            No

Microsoft 365 Empresa Premium

Ideal para las empresas que necesitan aplicaciones de Office en distintos dispositivos, además de correo electrónico profesional, almacenamiento de archivos en la nube, así como chat y reuniones online con Microsoft Teams. Además, obtén protección avanzada contra ciberataques y administración de dispositivos.

Características incluidas:

  • Accede a las versiones de escritorio, web y móvil de las aplicaciones de Office, incluidas Outlook, Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Y actualizaciones automáticas de nuevas características y funcionalidades (más Access y Publisher solo para PC).
  • Usa una licencia para disfrutar de las aplicaciones de Office totalmente instaladas en cinco dispositivos móviles, cinco tabletas y cinco PC o Mac por usuario.2
  • Almacena y comparte archivos y accede a ellos desde cualquier lugar con 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive por usuario.
  • Hospeda correo electrónico y calendario con un buzón de 50 GB y dirección de dominio de correo electrónico personalizada. 
  • Crea un centro para el trabajo en equipo con chat, reuniones online, llamadas y uso compartido de archivos en un área de trabajo compartida. 
  • Organiza reuniones online y videoconferencias para un máximo de 250 usuarios.3
  • Comparte y administra archivos y documentos con una intranet de SharePoint.
  • Actualiza automáticamente tus aplicaciones con nuevas características y funcionalidades todos los meses. 
  • Obtén ayuda cuando la necesitas con el soporte técnico ininterrumpido mediante llamada o chat de Microsoft.
  • Protégete contra ciberamenazas avanzadas con protección sofisticada contra suplantación de identidad (phishing) y ransomware.
  • Controla el acceso a la información confidencial para evitar que los datos se compartan accidentalmente con personas que no estén autorizadas para verlos.
  • Protege los dispositivos que te conectan con tus datos y ayuda a mantener tus dispositivos iOS, Android, Windows y Mac seguros y actualizados.

Microsoft 365 Empresa Estándar

Este Plan es ideal para las empresas que necesitan aplicaciones de Office en distintos dispositivos, además de correo electrónico profesional, almacenamiento de archivos en la nube, así como chat y reuniones online con Microsoft Teams.

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  • Accede a las versiones de escritorio, web y móvil de las aplicaciones de Office, incluidas Outlook, Word, Excel, PowerPoint y OneNote, y actualizaciones automáticas de nuevas características y funcionalidades (más Access y Publisher solo para PC).
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  • Almacena y comparte archivos y accede a ellos desde cualquier lugar con 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive por usuario.
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  • Organiza reuniones online y videoconferencias para un máximo de 250 usuarios.3
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  • Actualiza automáticamente tus aplicaciones con nuevas características y funcionalidades todos los meses. 
  • podrás obtener ayuda cuando la necesitas con el soporte técnico ininterrumpido mediante llamada o chat de Microsoft.

Microsoft 365 Empresa Básico

Este plan es ideal para las empresas que necesitan correo electrónico profesional, almacenamiento de archivos en la nube, así como chat y reuniones online. En él No se incluyen las versiones de escritorio de las aplicaciones de Office, como Excel, Word y PowerPoint.

Características incluidas

  • Accede a las versiones web de las aplicaciones de Office, incluidas Outlook, Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
  • Almacena y comparte archivos y accede a ellos desde cualquier lugar con 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive por usuario.
  • Hospeda correo electrónico y calendario con un buzón de 50 GB y dirección de dominio de correo electrónico personalizada. 
  • Crea un centro para el trabajo en equipo con chat, reuniones online, llamadas y uso compartido de archivos en un área de trabajo compartida. 
  • Organiza reuniones online y videoconferencias para un máximo de 250 usuarios.3
  • Comparte y administra archivos y documentos con una intranet de SharePoint.
  • Actualiza automáticamente tus aplicaciones con nuevas características y funcionalidades todos los meses. 
  • Obtén ayuda cuando la necesitas con el soporte técnico ininterrumpido mediante llamada o chat de Microsoft.

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Analizando sus necesidades, le ayudaremos a configurar los planes que mejor se adapten.

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  • Podrá mantener videoconferencias con sus empleados y/o clientes
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Tras conocer el número de usuarios y equipos de su empresa, le ofreceremos un presupuesto personalizado y económico para encargarnos del alta, configuración nominativa del correo con el dominio de su empresa y puesta en marcha de la migración a la nueva plataforma, de modo completamente transparente para usted.

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