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Cómo nombrar archivos y carpetas?

La manera de organizar y nombrar archivos y carpetas, debe estar estandarizada, para facilitar una búsqueda rápida, segura y confiable de la información que pretendemos custodiar. Esta serie de normas y rutinas debe basarse en una estructura jerarquizada común para todos los miembros de la organización; fácil de usar, intuitiva, breve y concisa en la nomenclatura de categorías y subcategorías; y ante todo, tener un fin: ser eficiente en el traslado de datos y realización de copias de seguridad.

Medidas propuestas:

1.- Crear un directorio de categorías y subcategorías según las necesidades pero, con una longitud de caracteres cortos y bien definidos.

En windows, el límite máximo permitido es de 259 caracteres, incluídos espacios en blanco y la ruta completa al documento; es decir: carpetas, subcarpetas e información contenida.

Ejemplo: C:\Usuarios\Juan\Documentos\Empresa\Facturas\2022 gastos papeleria.txt

2.- Preferíblemente usar guiones (-) o guiones bajos (_), en lugar de espacios.

Ejemplo: «2022_gastos_papelería.txt».

3.- No mezclar documentos comerciales, laborales, etc, con personales (fotos, videos, correos…).

4.- Evitar nombrar archivos y carpetas con los siguientes caracteres: ¿ / \ : * ” < > [ ] & $ , . ¾ ; debido a que se utilizan para funciones específicas del sistema operativo. Además; por ejemplo, el punto (.) suele utilizarse para separar extensiones de archivos: txt, jpg, mpg, slsx, doc, etc; es por ello que, deberíamos limitarnos a caracteres alfanuméricos.

5.- Sustituir artículos, conjunciones, acentos (en nombres de carpetas) y palabras que no aporten información, para eludir incompatibilidades con otros programas o sistemas.

6.- Utilizar de ser posible, abreviaturas estandarizadas, para reducir número de caracteres.

Ejemplo: » Sr » en lugar de «Señor».

7.-Denominar archivos y carpetas con información descriptiva que ayude a la identificación, con independencia de dónde se almacene.

Ejemplo: «012-COMPRA_DE_MUEBLES\Sillas_de_cocina.txt»; en lugar de «012MUEBLES\Cocina.txt».

De esta manera, en caso de extravío del archivo podremos localizarlo facilmente.

8.-Designar archivos por cronología, usando el formato Año-Mes-Día: AAAA-MM-DD o AAAA-MM.

9.- En caso de usar nombres propios para nominar un documento, hacerlo con el siguiente formato: «apellido_nombre». Ejemplo: «AlVAREZ_JUAN»; esto permitirá que se ordene alfabéticamente en el PC.

FOLDERS

Recomendaciones:

Seguir esta serie de recomendaciones sobre cómo nombrar archivos y carpetas, nos permitirá ser más eficientes en nuestra organización y poder intercambiar información con seguridad.

De no llevar un criterio adecuado en la nomenclatura de archivos y carpetas podríamos encontrarnos con los siguientes errores:


– El sistema no puede hallar la ruta especificada.
– El nombre de archivo, directorio o etiqueta del volumen no es válido.
– El sistema no puede hallar el archivo especificado.

-La excesiva longitud de caracteres en el nombre de carpetas o ficheros, puede provocar que no se realicen copias de seguridad, poniendo en riesgo los «backups» y la pérdida de datos.

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Sincronizar carpetas en SHAREPOINT

VER ARCHIVOS EN EL EXPLORADOR

Para ver archivos de SharePoint en el explorador de archivos de Windows y tener acceso a los ficheros almacenados, es recomendable «sincronizar carpetas» o sitios de SharePoint. Para ello, accedemos al sitio de Microsoft 365:

https://portal.office.com

Dentro de este portal, cada usuario ingresará sus credenciales personales (correo y cotraseña).

Una vez dentro; pulsando en la matriz de puntos, cerca de la esquina superior izquierda del explorador, se activará el iniciador de aplicaciones de Microsoft 365.

Cliquear «SharePoint».

En SharePoint, para «sincronizar carpetas», tenemos que buscar el sitio donde se almacenan los ficheros de la empresa. De no conocerlo, preguntaremos a nuestro «administrador de sistemas».

Si no aparece el nombre en el listado de la izquierda, ingresarlo en la casilla de búsqueda, superior derecha.

Ej: grupo Hispania…

Sincronizar carpetas en  SHAREPOINT

Cuando accedamos al sitio SharePoint adecuado, presionar el menú «documentos».

Sincronizar carpetas en SharePoint

Se desplegará una ventana con las carpetas donde se almacenan los archivos. Dentro del menú superior cliquear «sincronizar»

Sincronizar carpetas en Sharepoint

Aparecerá una ventana; y nos solicita permiso para «sincronizar carpetas» y crear vínculos con la aplicación asociada (OneDrive). Pulsar «abrir».

En caso de no tener iniciada sesión con OneDrive, pedirá las credenciales para iniciarla.

Finalizada la labor de «sincronizar carpetas» ; buscamos en el explorador de archivos de Windows, el nuevo sitio generado.

Las nuevas incorporaciones, aparecerán dentro de una carpeta con icono en forma de «edificio», en la parte izquierda del directorio.

ACCESO A SHAREPOINT

Desde ahora en adelante, el acceso a «SharePoint» se realizará de esta manera; más sencilla que, a traves del navegador de internet y, sin tener que volver a «sincronizar carpetas».

Dependiendo de la cantidad de datos almacenados en el sitio SharePoint de la empresa, la recepción de estos podrá ser más o menos rápida; y haya que esperar un poco para recibir la información completa.

Para evitar problemas de espacio en la unidad de disco duro local del equipo, recomendamos leer:

Consideraciones a tener en cuenta cuando trabajamos con Sharepoint y OneDrive

Para ampliar información de Microsoft: Ver archivos de SharePoint en Explorador de archivos

Asistencia técnica: https://redkom.es/asistencia/

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