¿Por qué existirá la imposibilidad de modificar facturas electrónicas emitidas?

Imagina emitir una factura, enviarla al cliente y, días después, darte cuenta de que cometiste un error. Hasta ahora, podías modificarla sin demasiadas complicaciones. Pero eso está cambiando. Muy pronto, modificar facturas electrónicas emitidas ya no será posible. ¿Por qué? ¿Qué busca la ley? ¿Cómo deberás actuar a partir de ahora?

Este cambio puede parecer rígido, pero tiene una razón clara. Y si tienes una pyme o trabajas como autónomo, es fundamental entenderlo. Te explicamos de forma sencilla por qué se limitará la edición de facturas ya emitidas y qué puedes hacer al respecto.

¿Por qué no se podrá modificar una factura electrónica emitida?

La nueva normativa de factura electrónica que impulsa la Agencia Tributaria tiene un objetivo claro: evitar el fraude fiscal. En muchos sectores, algunas empresas emitían una factura y luego la cambiaban, eliminaban o ajustaban sin dejar rastro. Eso hacía difícil controlar los ingresos reales.

Con el nuevo sistema, una factura, una vez emitida, debe quedar registrada, firmada digitalmente y con un código único. Esto garantiza que no se pueda alterar después, ni siquiera por error.

¿Qué relación tiene esto con Verifactu?

La normativa Verifactu establece que los sistemas de facturación deben permitir el control total de las facturas emitidas. Entre sus principios clave está el de la “inviolabilidad”.

Eso significa que una factura no podrá ser borrada ni modificada una vez emitida. Si hay un error, se deberá hacer una factura rectificativa, nunca editar la original.

¿Qué problema había antes?

Hasta ahora, muchos programas de facturación permitían modificar facturas emitidas sin dejar rastro. Era posible cambiar el importe, el cliente o incluso borrar una factura del sistema sin que quedara evidencia. Esto abría la puerta a manipulaciones fraudulentas.

Con el nuevo enfoque, cada factura se considera un documento fiscal cerrado. No se podrá tocar después de su emisión. Este cambio afecta tanto a grandes empresas como a autónomos.

¿Cómo se corrige un error si no se puede modificar una factura emitida?

La solución es sencilla: emitir una factura rectificativa. Este tipo de documento está pensado para corregir errores sin modificar la factura original. Se vincula a la factura anterior y deja constancia de lo ocurrido.

Las facturas rectificativas están reguladas y permiten cambiar datos como:

• Importe
• Descripción
• Datos del cliente
• IVA aplicado

Así, se mantiene la trazabilidad y se cumple con la normativa sin riesgo de sanción.

¿Qué beneficios tiene esta restricción?

Parece una limitación, pero en realidad ofrece muchas ventajas:

• Más seguridad jurídica: Cada factura es un documento cerrado y legalmente válido.
• Transparencia: Todo queda registrado, sin posibilidad de borrado o cambio posterior.
• Reducción del fraude: Se evitan manipulaciones posteriores a la emisión.
• Mejor control para Hacienda: Las facturas son más fáciles de auditar y verificar.

¿Cómo afecta esto a los autónomos y pymes?

Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa, es probable que estés acostumbrado a corregir errores “sobre la marcha”. Pero eso ya no será posible. La cultura de edición posterior debe cambiar.

Además, tendrás que asegurarte de que tu software de facturación cumple con esta normativa. No todos los programas lo hacen todavía.

¿Qué debe hacer tu software de facturación?

Un software adaptado debe:

• Impedir modificar facturas emitidas
• Generar facturas con código QR y firma digital
• Registrar cada factura de forma automática e inalterable
• Permitir la emisión de facturas rectificativas

Además, debe estar preparado para conectarse con Hacienda cuando sea obligatorio enviar la información en tiempo real.

¿Qué pasa si intento modificar una factura una vez emitida?

Si el sistema lo permite, estarás incumpliendo la normativa. Y si la Agencia Tributaria detecta este incumplimiento, podrías recibir una sanción económica.

Por eso es tan importante que te asegures de usar software legal, seguro y adaptado a las nuevas normas.

¿Qué relación tiene esto con la factura electrónica?

Con la implantación total de la factura electrónica en España, todas las facturas deberán emitirse en formato digital y cumplir los criterios de trazabilidad y autenticidad.

Este modelo va de la mano con la idea de facturas inmodificables. Una factura electrónica no es solo un PDF. Es un documento con estructura legal, firma y control fiscal. Y no se puede tocar una vez cerrada.

¿Cómo prepararte para esta nueva realidad?

1. Adapta tu sistema de facturación

Verifica que tu software impide modificar facturas emitidas y permite emitir rectificativas fácilmente.

2. Forma a tu equipo

Todos los que emitan facturas deben saber que no podrán hacer correcciones directas. La única vía será emitir una nueva factura correctiva.

3. Mejora la revisión previa

Antes de emitir cualquier factura, asegúrate de revisar bien todos los datos. Una vez enviada, no se podrá modificar.

4. Mantente informado

La normativa sigue avanzando. Conviene seguir las actualizaciones del Ministerio de Hacienda y consultar con profesionales en soluciones digitales.